Wkinl

Hoe een evenement organiseren

Hoe maak je een evenement, schoolprogramma, bedrijfsfeest, borrel, culturele evenementen, huwelijk te beheren. Hier zijn een paar eenvoudige stappen.

Stappen

Hoe een evenement organiseren. Goede teamleden met verschillende vaardigheden zijn een noodzaak.
Hoe een evenement organiseren. Goede teamleden met verschillende vaardigheden zijn een noodzaak.

Planning

  1. 1
    Goede teamleden met verschillende vaardigheden zijn een noodzaak. Zij kunnen helpen met alles van de voorbereiding van planningen en budgetten, het maken van uitnodigingen en posters. Zij kunnen u helpen dingen gedaan te krijgen.
  1. 1
    Zorg ervoor om vrijwilligers te verzamelen.
  2. 2
    Bereid een budget. Alle mogelijke kosten, inkomsten, sponsors, en voorwaardelijke uitgaven moeten worden opgenomen.
  1. 1
    Een ontwerp poster. Het ontwerp moet de voorlopige datum, tijd, locatie (plaats), belangrijkste gast, naam van het evenement, en een thema of tag-line voor het evenement.
  2. 2
    Een ontwerp-schema van de activiteiten in het evenement.
  3. 3
    Bereid een tijd lijn (met deadlines) voor elke activiteit.
  4. 4
    Zorg ervoor dat teamleden en begeleiders houden 'op snelheid' met uw plannen. Samenwerking kan uw werk gemakkelijker te maken.

Onderneem actie

  1. 1
    Bevestig de datum, locatie, (belangrijkste gast), naam van het evenement en de tag-line.
  1. 1
    Goedkeuring krijgen voor uw budget, planning, en etc. Van teamleden als toezichthouders.
  2. 2
    Nogmaals, een ontmoeting met teamleden en vrijwilligers om de hersenen storm eventuele problemen die kunnen ontstaan. Dit is ook de perfecte tijd om een ​​actieplan te maken.
  1. 1
    Delegeer werk aan verschillende mensen en laat een ervaren persoon coördineert alle activiteiten. Als het evenement is een mega-event, laat verschillende mensen coördineren verschillende activiteiten, onder toezicht van een persoon. De teamleider moet worden vertrouwd door de teamleden.
  1. 1
    Zorg ervoor dat de websites verbonden aan het evenement bij te werken.
  2. 2
    Verzamel sponsors en andere bronnen van geld uit afgevaardigden.
  3. 3
    Markt het evenement. Bereid brochure, vrijlating reclame, informeren de media, stuurt mailings, bellen, berichten te sturen naar e-groepen, en bezoek potentiële deelnemers of sponsors.
  4. 4
    Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de administratieve handelingen worden verzorgd ook. Dingen zoals slechte boekhouding, en gebrek aan correspondentie kan problemen voor elk evenement te creëren.
  5. 5
    Zorg ervoor dat het team heeft geen interne problemen hebben. Blijf in contact met alle teamleiders evenals teamleden en vrijwilligers.
  1. 1
    Verzamel items die nodig zijn voor het evenement. Deze items kunnen onder medailles, spelletjes, souvenirs, prijzen, of certificaten.
  2. 2
    Afspraken te maken voor foto's, video's etc.
  3. 3
    Afspraken maken voor eten en drinken. Dit is ook een goed moment om voor te bereiden op speciale accommodatie, zoals voor mensen die een handicap hebben, enz. Controleer deelnemers die vegetarisch of halal voedsel eter.
  4. 4
    Afspraken te maken voor stoelen, tafels, backdrops, microfoons, luidsprekers, computers, LCD-projectoren, podia worden opgericht op de plaats.
  5. 5
    Maak een lijst met alle relevante mobiele, telefoonnummers, e-id's van de teamleden. Zorg er ook voor een soortgelijke lijst met contactpersonen voor VIP, en leverancier van goederen of diensten.
  6. 6
    Bezoek de locatie met uw teamleden, kijk rond de plaats inclusief parkeren, toiletten, groene kamers, contactpersoon, regelingen, diverse in-en uitgangen. Kijk voor plaatsen in de buurt waar u kunt nemen fotokopie, telefoneren, kopen geen dingen in geval van nood.
  7. 7
    Geef de juiste instructies om de teamleden over hoe je elke situatie om te gaan.
  8. 8
    Zorg ervoor dat je met een ieder communiceren over hoe u de locatie en de tijd te bereiken.

Werken 24 uur tot 36 uur te worden gedaan voordat het evenement

  1. 1
    Controleer of alle uitnodigingen zijn verstuurd en gereageerd. Maak een lijst van genodigden.
  2. 2
    Herinneren vips over de gebeurtenissen.
  3. 3
    Controleer of alle activiteiten gaan op schema.
  4. 4
    Controleer reisarrangementen / maps / aanwijzingen voor de deelnemers.
  5. 5
    Ga naar de locatie en controleren of alle dingen zijn gereed.
  6. 6
    Verzamel genoeg geld / geld voor het evenement kosten van betrokken personen.
  7. 7
    Controleer of de deelnemers kit is klaar. Deze kit kan onder meer een fles water, een snackbar, nota document, pen, brochure en alle informatie die zij nodig heeft. Het is ook een goed idee om kleine aandenkens omvatten.
  8. 8
    Bereid minuut tot minuut agenda van belangrijke activiteiten.
  9. 9
    Maak een checklist van de dingen die moeten worden genomen om de locatie.
  10. 10
    Controleer of er voldoende mensen zijn er voor het evenement, anders zorg ervoor dat je wat meer mensen om u te helpen.

Op de dag van het evenement

  1. 1
    Kom vroeg naar de locatie met uw teamleden en vrijwilligers. Controleer voor de elektrische lezen en dat alle elektronische apparatuur in orde is.
  2. 2
    Zorg ervoor dat de organisatoren dragen een duidelijke badge of een andere merkbare werktuig zodat deelnemers kunnen hulp vinden als dat nodig is.
  3. 3
    Zet het onthaal banners en andere info in de voorkant van het gebouw.
  4. 4
    Maak een ontvangst en registratie balie.
  5. 5
    Informeer de sponsors over waar de kraampjes zetten. (Voeg toewijzing van eerdere ruimte).
  6. 6
    Houd de microfoons en luidsprekers klaar. Op muziek voor een informele evenement.
  7. 7
    Zorg ervoor dat de host spreker heeft het schema en hervatten van de belangrijkste gast klaar. Hij / zij moet goed worden voorbereid. Zorg ervoor dat de gastheer / anker / Master of Ceremony is zich bewust van het doel van het evenement, alsmede de mensen die het organiseren van het.
  8. 8
    Zorg ervoor dat de sprekers zich bewust zijn van eventuele tijdsdruk.
  9. 9
    Welkom de afgevaardigden en anderen.
  10. 10
    Zorgen voor speciale verzoeken, vooral die van de buitenposten en de belangrijkste gast.
  11. 11
    Hebben een aparte persoon te kijken na de behoeften van de algemene afgevaardigden (niet-vips) en voor de PR (public relations).
  12. 12
    Aanwijzingen te geven aan degenen die ze nodig hebben.
  13. 13
    Neem foto's van alle belangrijke dingen vooral sponsort banners, uw banner, entree, recepties enz..
  14. 14
    Zorg ervoor dat alle middelen (voedsel, water etc) zijn voldoende, anders wordt het werk van uw rampenplan.
  15. 15
    Neem de feedback van de deelnemers.
  16. 16
    Het schoonmaken van de plaats, controleer dan de elektrische meter etc, verwijdert u de banners, tafels, etc. Controleer of er niets waardevol is achtergelaten, en vervolgens, verlaat de zaal.

Achteraf

  1. 1
    Dank de alle teamleden, vooral sponsoren en vrijwilligers.
  2. 2
    Af te ronden en zich te vestigen de rekeningen.
  3. 3
    Heeft een bedankje partij voor degenen die geholpen.
  4. 4
    Verdeel alle souvenirs of andere publicaties om relevante mensen.
  5. 5
    Lever de ontvangsten aan sponsors en anderen.
  6. 6
    Verdeel de foto's aan hen die het nodig hebben (na het ontwikkelen van de foto's) en post de foto's in uw event website.
  7. 7
    Evalueer de feedback formulieren (of feedback van uw website)
  8. 8
    Hebben een post-evaluatievergadering om de volgende keer beter presteren.

Tips

Coördinatie

  1. Voor het evenement hebben persoon / commissie-in-charge van
    • Sponsors
    • Lokale deelnemers
    • Chief Gast, Luidsprekers,
    • Ontwerpen, printen, verzamelen van artikelen en evaluatie dezelfde
    • Prijzen, Mementos, cadeaus, Banners, Certificaten, Souvenirs
    • Vervoer, Traiteurs, Venue Arrangement, Decoraties, Achtergrond, Parkeergelegenheid
    • Media, PR, Marketing
  2. Op de dag van het evenement persoon (personen) die belast is met
    • Algehele coördinatie
    • Green Room
    • Voedsel
    • On Stage Activiteiten
    • Master of Ceremony
    • Computer, LCD-projector,
    • Fotograaf
    • Receptie
    • Crowd management en PR met Crowd
    • Parking Area
    • Veiligheid
    • Verdeling van Potter (Gifts, certificaten aan geselecteerde mensen als alle deelnemers)

Documenten

  1. Lijst van documenten (etc) bereid te zijn
    • Budget
    • Evenementenschema (Timing van elk programma in het Event)
    • Uitnodigingen
    • Lijst van mensen die uitgenodigd worden
    • Actieplan
    • Time-lijn (Werk voltooiing schema)
    • Materialen voor Persconferentie
    • Spraak
    • Deelnemers Lijst
    • Het vergelijken van Notes (samen met Resume van luidsprekers)
    • Agenda
    • Minuut tot minuut Schedule
    • Netwerken List (Mobiele nummers van organisatoren)
    • Checklist van dingen te worden genomen
    • Checklist van de te verrichten werkzaamheden
    • Verslag van het evenement (voor media en anderen)

Plaats

  1. Factoren worden beschouwd, terwijl het selecteren van een locatie en het onderhandelen over de prijs
    • Capaciteit van de zaal (nr. van Afgevaardigden - met uitzondering van drijvende afgevaardigden)
    • Voorziening voor Food (als maaltijden worden geserveerd)
    • Timing (Wanneer gaat het evenement kan beginnen en eindigen in de zaal)
    • Verlichting kan er (in het geval voor 's nachts evenementen)
    • Airconditioning of niet
    • Benodigde apparatuur zijn aanwezig (Mikes, luidsprekers, etc)
    • Meubels voor podium (Tafels, Stoelen, Tafel Clothes)
    • Of Music, is entertainment toegestaan ​​of niet (voor informele programma's)
    • Power Backup
    • Toegankelijkheid - of de locatie is het centrum van de stad (Of Afgevaardigden kan komen zonder enig probleem)
    • Speciale kamers voor organisatoren, Dressing up etc
    • Total Cost

Datum

  1. Factoren te worden beschouwd, terwijl het bepalen van de datum
    • Of de Chief Gast en andere VIP's zijn beschikbaar op de bepaalde datum (s)

Instructies

  1. Enkele instructies voor het werken in een team met succes
    • Weet iemand niet bekritiseren, tenzij je een suggestie of oplossing.
    • Niet delegeren van het werk en de verantwoordelijkheden die u op elk gewenst moment.
    • Wees punctueel in al uw werk. Als je te laat bent, geef snel goede informatie aan de persoon die je rapporteert aan.
    • Veel lachen. Hebben hoffelijkheid voor iedereen, in en uit je team.
    • Als iemand hulp bieden (inclusief geld), onmiddellijk reageren, en danken hen oprecht.
    • Als er een probleem is, niet anderen de schuld noch zet het op je hoofd en maak spanning, maar proberen op te lossen...
    • Raak niet in paniek / krijgen gespannen. Een koele geest zal betere resultaten op het juiste moment.
    • Als je iets leent, de verantwoordelijkheid nemen om het terug op het genoemde tijdstip.
    • Geen fouten te herhalen.
    • Planning noodzakelijk. Planning 'wat te doen' (belangrijke zaken) wordt gedaan in teamvergaderingen. Hou je eraan.
    • Maar de planning in kleinere groepen 'hoe te doen', 'hoe het moet worden gedaan', etc., is ook even belangrijk.
    • Een goede implementatie is cruciaal voor een idee, plan succesvol te zijn tot de laatste...
    • Wees langzaam en gestaag. Hoeft niet haasten tijdens het communiceren. Het zou alleen maar tijd verspillen.
    • Zorg altijd voor een goede moraal en positieve houding met iedereen. Gelieve niet bedelen voor iedereen.
    • Verantwoordelijk voor uw werk.
    • Meld vrijwillig terugkeert naar de persoon, die u de taak had gegeven, of de taak succesvol is of niet. Maar op het genoemde tijdstip.
  2. Instructies (gegeven aan de teamleden vooral om eerst vrijwilligers of jongeren) voor het werk gedaan moet worden voordat het evenement.
    • Ook kunt u proberen om in formalen en gedragen zich professioneel
    • Houd een schrijvende pad en een pen altijd naast / bij je.
    • Wees standvastig in wat je spreekt. Houd oogcontact met iedereen die je ziet. Wees zelfverzekerd.
    • Zorgen voor de ontvangsten zijn op tijd geleverd
    • Houd goede / juiste registratie van alle dingen die je behandelen, met inbegrip van controles, banners, rekeningen, kosten enz.,
    • Nadat het programma, dank iedereen, met inbegrip van individuele sponsors en de deelnemers
  3. Algemene instructies te krijgen voor het evenement.
    • Een (twee) organisator (s) zal worden coördinatie van de gebeurtenis voor de dag.
    • Werken samen met hem / haar. Geen mededelingen moeten worden gedaan zonder zijn / haar kennis.
    • Hebben goede formele en informele interactie met het publiek (indien ooit mogelijk)
    • Noteer alle belangrijke details.
    • Volg de exacte aanwijzingen van de coördinator (s)
    • Worden in volle formalen voor de volledige dag, vooral bij inauguratie en valediction.
    • Verantwoordelijk voor uw werk.
    • Niet met het publiek of je vrienden in de zaal zitten. Veel werk zal worden in afwachting van...
    • Wees klaar om elk soort werk te doen... [Of het oppakken van kranten op de vloer of zittend op het podium met de belangrijkste gast...]
    • Neem initiatief, rond te lopen en vind afwachting van banen die kan worden gedaan door u, vul het in op het zien. Niet delegeren aan anderen...
    • Wees heel vrolijk, zeker als je onder de menigte.
    • Laat de teller / zitje waar u zit / toegewezen.
    • Laatste maar niet de minste, geniet van de show.

Andere tips

  • Bepaal welke zaken uitbesteed en welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd door teamlid moet zijn. Outsourcing is afhankelijk van Begroting, Tijd, Kwaliteit, Het belang van werk enz.
  • Ander werk voor het organiseren is als verschillende functies. Begroting en de rekeningen is als Finance, het informeren van de afgevaardigden en hen deel te nemen is als Marketing Job, Management Team is als HR, het verkeer is net als logistiek, Event is net als Operations, het hebben van goede relaties met de media en anderen is als PR.

Waarschuwingen

  • Wees voorbereid op elke situatie. Soms, dingen uit te gaan van de controle. Als je een teamlid niet boos als iemand schreeuwt tegen u, (de persoon kan zijn gespannen). Als je een coördinator, krijgt niet gespannen of paniek. Doe dingen koeltjes. Probeer te achterhalen welke situatie er zal gebeuren, en wat u kunt doen toen het gebeurde.

Stappen

Planning

  1. Goede teamleden met verschillende vaardigheden zijn een noodzaak. Zij kunnen helpen met alles van de voorbereiding van planningen en budgetten, het maken van agenda's en uitnodigingen. Zij kunnen u helpen dingen gedaan te krijgen.
  2. Zorg ervoor om vrijwilligers te verzamelen. Als ze goede connecties, de taak van het vinden van belangrijke gasten is makkelijker.
  3. Maak een begroting. Alle mogelijke kosten, inkomsten, sponsors, en voorwaardelijke uitgaven moeten worden opgenomen.
  4. Een ontwerp uitnodiging. Het ontwerp moet de voorlopige datum, tijd, locatie (plaats), belangrijkste gast, naam van het evenement, en een thema of tag-line voor het evenement.
  5. Een ontwerp-schema van de programma's in het evenement.
  6. Bereid een tijd lijn (met deadlines) voor elke activiteit.
  7. Zorg ervoor dat teamleden en begeleiders houden 'op snelheid' met uw plannen. Samenwerking kan uw werk gemakkelijker te maken.

Onderneem actie

  1. Bevestig de datum, plaats, belangrijkste gast, naam van het evenement en de tag-line. (Zie tips voor het vinden van de perfecte locatie en de datum.)
  2. Goedkeuring krijgen voor uw budget, planning, en etc. van teamleden als toezichthouders.
  3. Nogmaals, een ontmoeting met teamleden en vrijwilligers om de hersenen storm eventuele problemen die kunnen ontstaan. Dit is ook de perfecte tijd om een ​​actieplan te maken.
  4. Delegeer werk aan verschillende mensen en laat een ervaren persoon coördineert alle activiteiten. Als het evenement is een mega-event, laat verschillende mensen coördineren verschillende activiteiten, onder toezicht van een persoon. De teamleider moet worden vertrouwd door de teamleden.
  1. Zorg ervoor dat de websites verbonden aan het evenement bij te werken.
  2. Verzamel sponsors en andere bronnen van geld uit afgevaardigden.
  3. Markt het evenement. Bereid brochure, vrijlating reclame, informeren de media, stuurt mailings, bellen, berichten te sturen naar e-groepen, en bezoek potentiële deelnemers of sponsors.
  4. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de administratieve handelingen worden verzorgd ook. Dingen zoals slechte boekhouding, en gebrek aan correspondentie kan problemen voor elk evenement te creëren.
  5. Zorg ervoor dat het team heeft geen interne problemen hebben. Blijf in contact met alle teamleiders evenals teamleden en vrijwilligers.
  6. Verzamel items die nodig zijn voor het evenement. Deze items kunnen onder medailles, spelletjes, souvenirs, prijzen, of certificaten.
  7. Afspraken te maken voor foto's, video's etc.
  8. Afspraken maken voor eten en drinken. Dit is ook een goed moment om voor te bereiden op speciale accommodatie, zoals voor degenen die fysiek uitgedaagd, zogende moeders, gebedsruimtes, enz.
  9. Afspraken te maken voor stoelen, tafels, backdrops, microfoons, luidsprekers, computers, LCD-projectoren, podia, naambord van VIP, worden opgericht op de plaats.
  10. Maak transport en reizen regelingen voor deelnemers en organisatoren. Bereid een route voor alle buitenpost deelnemers. Maak een schriftelijke schema en bevatten aanwijzingen, samen met contactinformatie op de locatie.
  11. Maak accommodatie reserveringen en pick-up-and-drop back faciliteit.
  12. Bereid de lijst met alle relevante mobiele, telefoonnummers, e-id's van de teamleden. Zorg er ook voor een soortgelijke lijst met contactpersonen voor VIP, en leverancier van goederen of diensten.
  13. Bezoek de locatie met uw teamleden, kijk rond de plaats inclusief parkeren, toiletten, groene kamers, contactpersoon, regelingen, diverse in-en uitgangen. Kijk voor plaatsen in de buurt waar u kunt nemen fotokopie, telefoneren, kopen geen dingen in geval van nood.
  14. Geef de juiste instructies om de teamleden over hoe je elke situatie om te gaan.
  15. Zorg ervoor dat je met een ieder communiceren over hoe u de locatie en de tijd te bereiken.

Werken 24 uur tot 36 uur te worden gedaan voordat het evenement

  1. Controleer of alle uitnodigingen zijn verstuurd en gereageerd. Maak een lijst van genodigden.
  2. Herinneren VIPs over de gebeurtenissen.
  3. Controleer of alle activiteiten gaan op schema.
  4. Re-check met de hotels die accommodatie is in orde voor teamleiders, vrijwilligers, en VIP.
  5. Zie het reisschema van de buitenpost deelnemers.
  6. Ga naar de locatie en controleren of alle dingen zijn gereed.
  7. Verzamel genoeg geld / geld voor het evenement kosten van zorg personen.
  8. Controleer of de deelnemers kit is klaar. Deze kit kan onder meer een fles water, een snackbar, nota document, pen, brochure en alle informatie die zij nodig heeft. Het is ook een goed idee om kleine snuisterijen en aandenkens omvatten.
  9. Bereid minuut tot minuut agenda voor belangrijke programma's.
  10. Maak een checklist van de dingen die moeten worden genomen om de locatie.
  11. Controleer of er voldoende mensen zijn er voor het evenement, anders zorg ervoor dat je wat meer mensen om u te helpen.

Op de dag van het evenement

  1. Kom vroeg naar de locatie met uw teamleden en vrijwilligers. Controleer voor de elektrische lezen en dat alle elektronische apparatuur in orde is.
  2. Zorg ervoor dat de organisatoren dragen een duidelijke badge of een andere merkbare werktuig zodat deelnemers kunnen hulp vinden als dat nodig is.
  3. Voor elk transport, controleer dan de auto lezen en noteer de tijd en het lezen.
  4. Doe de Welcome Banners en andere info in de voorkant van het gebouw.
  5. Maak een mooie ontvangst en registratie balie.
  6. Informeer de sponsors over waar de kraampjes zetten. (Voeg toewijzing van eerdere ruimte).
  7. Houd het podium, microfoons en luidsprekers klaar. Op muziek voor een informele evenement.
  8. Zorg ervoor dat de host spreker heeft het schema en hervatten van de belangrijkste gast klaar. Hij / zij moet goed worden voorbereid. Zorg ervoor dat de gastheer / anker / Master of Ceremony is zich bewust van het doel van het programma, evenals de mensen die het organiseren van het.
  9. Zorg ervoor dat de sprekers zich bewust zijn van eventuele tijdsdruk.
  10. Welkom de afgevaardigden en anderen.
  11. Zorgen voor speciale verzoeken, vooral die van de buitenposten en de belangrijkste gast.
  12. Hebben een aparte persoon te kijken na de behoeften van General Afgevaardigden (Niet-VIP) en voor de PR (Public Relations).
  13. Aanwijzingen te geven aan degenen die ze nodig hebben.
  14. Neem foto's van alle belangrijke dingen vooral sponsort banners, uw banner, entree, recepties enz.
  15. Zorg ervoor dat alle middelen (voedsel, water etc) zijn voldoende, anders wordt het werk van uw rampenplan.
  16. Dank de afgevaardigden na het evenement.
  17. Neem de feedback van de deelnemers.
  18. Het schoonmaken van de plaats, controleer dan de elektrische meter etc, verwijdert u de banners, tafels, enz. Controleer of er niets waardevol is achtergelaten, en vervolgens, verlaat de zaal.

Achteraf

  1. Dank de alle teamleden, vooral sponsoren en vrijwilligers.
  1. Af te ronden en zich te vestigen de rekeningen.
  2. Heb een Thanks Giving partij voor degenen die geholpen.
  3. Verdeel alle souvenirs of andere publicaties om relevante mensen.
  4. Lever de ontvangsten aan sponsors en anderen.
  5. Verdeel de foto's aan hen die het nodig hebben (na het ontwikkelen van de foto's) en post de foto's in uw event website.
  6. Evalueer de feedback formulieren (of feedback van uw website)
  7. Hebben een post-evaluatievergadering om de volgende keer beter presteren.

Tips

Coördinatie

  1. Voor het evenement hebben persoon / commissie-in-charge van
    • Sponsors
    • Lokale deelnemers
    • Buitenpost Deelnemers
    • Internationale deelnemers
    • Chief Gast, Luidsprekers,
    • Accounts
    • Speciale evenementen, Host Show
    • Documentatie, Correspondentie
    • Ontwerpen, printen, verzamelen van artikelen en evaluatie dezelfde
    • Prijzen, Mementos, cadeaus, Banners, Certificaten, Souvenirs
    • Vervoer, Traiteurs, Venue Arrangement, Decoraties, Achtergrond, Parkeergelegenheid
    • Media, PR, Marketing
  2. Op de dag van het evenement persoon (personen) die belast is met
    • Algehele coördinatie
    • Lokale deelnemers
    • Buitenpost Deelnemers
    • Pick-up en neer op de luchthaven, stations, hotels,
    • Green Room
    • Voedsel
    • On Stage Activiteiten
    • Master of Ceremony
    • Special Events
    • Computer, LCD-projector,
    • Fotograaf
    • Receptie
    • Crowd management en PR met Crowd
    • Parking Area
    • Veiligheid
    • Verdeling van Potter (Gifts, certificaten aan geselecteerde mensen als alle deelnemers)

Documenten

  1. Lijst van documenten (etc) bereid te zijn
    • Budget
    • Evenementenschema (Timing van elk programma in het Event)
    • Uitnodigingen
    • Lijst van mensen die uitgenodigd worden
    • Actieplan
    • Time-lijn (Werk voltooiing schema)
    • Accounts
    • Communicatie Brieven
    • Werk Registreer
    • Ontwerpen Brochures etc
    • Het bereiden van verschillende artikelen voor Souvenir
    • Materialen voor Persconferentie
    • Spraak
    • Deelnemers Lijst
    • Het vergelijken van Notes (samen met Resume van luidsprekers)
    • Agenda
    • Minuut tot minuut Schedule
    • Lijst van Prize Winning
    • Werk Toewijzing Lijst
    • Netwerken List (Mobiele nummers van organisatoren)
    • Checklist van dingen te worden genomen
    • Checklist van de te verrichten werkzaamheden
    • Verslag van het evenement (voor media en anderen)
    • Eindafrekeningen van Rekeningen

Plaats

  1. Factoren worden beschouwd, terwijl het selecteren van een locatie en het onderhandelen over de prijs
    • Capaciteit van de zaal (nr. van Afgevaardigden - met uitzondering van drijvende afgevaardigden)
    • Voorziening voor Food (als maaltijden worden geserveerd)
    • Voorziening voor kraampjes, demo, spelletjes, mini-conferentie etc
    • Flexibiliteit (indien het geval van informeel event)
    • Timing (Wanneer gaat het evenement kan beginnen en eindigen in de zaal)
    • Verlichting kan er (in het geval voor 's nachts evenementen)
    • Airconditioning of niet
    • Benodigde apparatuur zijn aanwezig (Mikes, luidsprekers, etc)
    • Meubels voor podium (Tafels, Stoelen, Tafel Clothes)
    • Of Music, is entertainment toegestaan ​​of niet (voor informele programma's)
    • Power Backup
    • Toegankelijkheid - of de locatie is het centrum van de stad (Of Afgevaardigden kan komen zonder enig probleem)
    • Straf, in geval van annulering van de zaal
    • Voorziening voor mensen met een handicap
    • Speciale kamers voor organisatoren, Dressing up etc
    • Total Cost

Datum

  1. Factoren te worden beschouwd, terwijl het bepalen van de datum
    • Of de Chief Gast en andere VIP's zijn beschikbaar op de bepaalde datum (s)
    • Locatie is gratis op een bepaalde datum (s)
    • Het merendeel van de afgevaardigden geen enkele andere betrokkenheid op die datum (s) niet
    • Vakantie - Of het programma op weekdagen, in het weekend of andere vakantie moet worden gehouden
    • Of er belangrijke examens, staking, andere speciale gebeurtenis vindt plaats in de stad of rond het
    • Tijd nodig hebben om voorbereid voor het evenement
    • Tijd die nodig is voor de buitenpost afgevaardigden om regeling te treffen en komen het evenement

Instructies

  1. Enkele instructies voor het werken in een team met succes
    • Weet iemand niet bekritiseren, tenzij je een suggestie of oplossing.
    • Niet delegeren van het werk en de verantwoordelijkheden die u op elk gewenst moment.
    • Wees punctueel in al uw werk. Als je te laat bent, geef snel goede informatie aan de persoon die je rapporteert aan.
    • Veel lachen. Hebben hoffelijkheid voor iedereen, in en uit je team.
    • Als iemand hulp bieden (inclusief geld), onmiddellijk reageren, en danken hen oprecht.
    • Als er een probleem is, niet anderen de schuld noch zet het op je hoofd en maak spanning, maar proberen op te lossen...
    • Raak niet in paniek / krijgen gespannen. Een koele geest zal betere resultaten op het juiste moment.
    • Als je iets leent, de verantwoordelijkheid nemen om het terug op het genoemde tijdstip.
    • Geen fouten te herhalen.
    • Planning noodzakelijk. Planning 'wat te doen' (belangrijke zaken) wordt gedaan in teamvergaderingen. Hou je eraan.
    • Maar de planning in kleinere groepen 'hoe te doen', 'hoe het moet worden gedaan', etc., is ook even belangrijk.
    • Een goede implementatie is cruciaal voor een idee, plan succesvol te zijn tot de laatste...
    • Wees langzaam en gestaag. Hoeft niet haasten tijdens het communiceren. Het zou alleen maar tijd verspillen.
    • Zorg altijd voor een goede moraal en positieve houding met iedereen. Gelieve niet bedelen voor iedereen.
    • Verantwoordelijk voor uw werk.
    • Meld vrijwillig terugkeert naar de persoon, die u de taak had gegeven, of de taak succesvol is of niet. Maar op het genoemde tijdstip.
  2. Instructies (gegeven aan de teamleden vooral om eerst vrijwilligers of jongeren) voor het werk gedaan moet worden voordat het evenement.
    • Ook kunt u proberen om in formalen en gedragen zich professioneel
    • Houd een schrijvende pad en een pen altijd naast / bij je.
    • Wees standvastig in wat je spreekt. Houd oogcontact met iedereen die je ziet. Wees zelfverzekerd.
    • Zorgen voor de ontvangsten zijn op tijd geleverd
    • Houd goede / juiste registratie van alle dingen die je behandelen, met inbegrip van controles, banners, rekeningen, kosten enz.,
    • Nadat het programma, dank iedereen, met inbegrip van individuele sponsors en de deelnemers
  3. Algemene instructies te krijgen voor het evenement.
    • Een (twee) organisator (s) zal worden coördinatie van de gebeurtenis voor de dag.
    • Werken samen met hem / haar. Geen mededelingen moeten worden gedaan zonder zijn / haar kennis.
    • Hebben goede formele en informele interactie met het publiek (indien ooit mogelijk)
    • Noteer alle belangrijke details.
    • Volg de exacte aanwijzingen van de coördinator (s)
    • Worden in volle formalen voor de volledige dag, vooral bij inauguratie en valediction.
    • Verantwoordelijk voor uw werk.
    • Niet met het publiek of je vrienden in de zaal zitten. Veel werk zal worden in afwachting van...
    • Wees klaar om elk soort werk te doen... [Of het oppakken van kranten op de vloer of zittend op het podium met de belangrijkste gast...]
    • Neem initiatief, rond te lopen en vind afwachting van banen die kan worden gedaan door u, vul het in op het zien. Niet delegeren aan anderen...
    • Wees heel vrolijk, zeker als je onder de menigte.
    • Laat de teller / zitje waar u zit / toegewezen.
    • Laatste maar niet de minste, geniet van de show.

Andere tips

  • Bepaal welke zaken uitbesteed en welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd door teamlid moet zijn. Outsourcing is afhankelijk van Begroting, Tijd, Kwaliteit, Het belang van werk enz.
  • Ander werk voor het organiseren is als verschillende functies. Begroting en de rekeningen is als Finance, het informeren van de afgevaardigden en hen deel te nemen is als Marketing Job, Management Team is als HR, het verkeer is net als logistiek, Event is net als Operations, het hebben van goede relaties met de media en anderen is als PR.

Waarschuwingen

  • Wees voorbereid op elke situatie. Soms, dingen uit te gaan van de controle. Als je een teamlid niet boos als iemand schreeuwt tegen u, (de persoon kan zijn gespannen). Als je een coördinator, krijgt niet gespannen of paniek. Doe dingen koeltjes. Probeer te achterhalen welke situatie er zal gebeuren, en wat u kunt doen toen het gebeurde.

Artikelen die u zou kunnen genieten

  • Hoe maak je een weddingplanner (zonder een baan te vinden) worden